ÀS SEGUNDAS DICAS DE PRIMEIRA

Às segundas dicas de primeira – Aprenda a poupar tempo e dinheiro

Publicado por PONTO25 em 10/08/2020
Às segundas dicas de primeira – Aprenda a poupar tempo e dinheiro

Rentabilizar o tempo pode aumentar a eficiência, a produtividade e a rentabilidade, assim como reduzir o stress.
Diz o ditado que “tempo é dinheiro” e sabemos, na prática, quão preciosas são as horas de um dia em que a lista de tarefas é interminável e o tempo parece “voar”. 

Conheça dicas para organizar os seus dias e semanas e otimizar a gestão do tempo.

Gestão do tempo: primeiras notas
Em primeiro lugar, tenha presente que só existem três formas de despender tempo: com pensamentos, palavras ou ações. Na sua rotina profissional, é possível que seja frequentemente interrompido e a sua atenção desviada do que está a fazer. Se, por um lado, não pode eliminar todas essas interrupções, por outro pode decidir quanto tempo lhes dedicará, tal como lhe cabe a si decidir o tempo que investe em conversas, ações e pensamentos que farão com que seja efetivamente bem-sucedido nas suas tarefas.

Experimente anotar todas as suas reflexões, conversas e atividades durante uma semana. Este exercício ajudará a compreender o que consegue fazer ao longo de um dia e onde é que despende o seu tempo. Conseguirá avaliar se o desperdiça em pensamentos, conversas e ações produtivas ou improdutivas.

Para melhorar a estão do tempo, todas as tarefas, reuniões e telefonemas importantes devem estar na sua agenda. Se considerar útil, indique uma estimativa do tempo que tenciona dedicar a cada situação. Faça um esforço para se manter disciplinado nas suas anotações.

Organizar o dia
Reserve alguns minutos do serão (entre 10 a 30, por exemplo) para planificar o dia seguinte. É uma regra de ouro na gestão do tempo. Em alternativa, e caso prefira ou não tenha tido tempo no dia anterior, dedique os primeiros 15 a 20 minutos do dia a planeá-lo e não comece a sua jornada sem completar a tarefa. 
Dedique cinco minutos antes de cada chamada e/ou tarefa a refletir nos resultados que pretende atingir. Isso ajudará a visualizar o sucesso do telefonema ou tarefa a realizar, otimizando a sua intervenção.
De igual modo, dedique outros cinco minutos após cada telefonema ou tarefa a avaliar se alcançou ou não os resultados desejados. Caso a resposta seja negativa, questione-se sobre o que falhou e como poderá evitar que aconteça novamente.
Listas de tarefas podem tornar-se inexequíveis. Um diário profissional pode ser uma boa alternativa.
Na planificação do seu dia, contabilize algum tempo para interrupções, uma vez que será inevitavelmente desviado do que está a fazer diversas vezes. Conte também com algumas pausas. Vários estudos indicam que pequenos intervalos aumentam a produtividade.

Saber dizer “Não”
Não atenda todos os telefonemas, nem responda de imediato aos e-mails, a menos que sejam urgentes. Reserve uma altura do dia para responder a e-mails e devolver chamadas.
Elimine distrações, nomeadamente redes sociais como o Facebook, por exemplo, a menos que sejam ferramentas importantes na gestão da sua organização social.
Se tiver essa possibilidade, coloque um aviso na porta do gabinete com a indicação “Por favor não incomodar” quando estiver a fazer algo inadiável, ou que tem de estar pronto o mais depressa possível.

A importância da organização 
Além de ser importante ter o seu tempo organizado, também é importante manter os documentos e ficheiros sob controlo. Ter tudo em ordem, de modo a conseguir encontrar a informação que necessita quando precisa, pode poupar-lhe muito tempo. 

Neste sentido, seguem algumas sugestões:
Comprometa-se consigo próprio e dedique tempo a organizar-se. Crie ficheiros no computador para arquivar todos os documentos relativos à gestão da organização e aposte num sistema similar no e-mail, com diferentes folders consoante as suas necessidades.
Organize os documentos por categorias e subcategorias: orçamento, despesas, impostos, receitas, donativos, planeamento, marketing, ações de promoção/media, colaboradores, acordos/parcerias, etc. Também pode ser útil ter pastas com temas como: Fazer, Ler, A aguardar resposta, Ponderar, Ideias.
Organize o seu escritório tão bem como o seu tempo. Utilize listas para se manter focado e no rumo que traçou. Lembre-se que estar organizado é um processo no qual deve trabalhar continuamente. 

Na Ponto 25 encontra o aliado certo para a sua organização, o Publicareweb. Esta aplicação permite-lhe ter a informação digitalizada e organizada facilitando as tarefas do dia-a-dia.

Aprender a gerir o tempo não é sinónimo de encontrar formas de trabalhar mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem. Não existem regras únicas para lidar com a gestão do tempo. O que existem são algumas boas práticas que o podem ajudar a melhor e a controlar como as suas horas do dia são utilizadas. 

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