ÀS SEGUNDAS DICAS DE PRIMEIRA

Às segundas dicas de primeira – Como manter reuniões curtas e eficazes?

Publicado por PONTO25 em 17/06/2019
Às segundas dicas de primeira – Como manter reuniões curtas e eficazes?

Imagine uma empresa sem reuniões. Parece impossível, não é? No mundo empresarial, as reuniões são vistas como um “mal necessário” para manter os níveis de comunicação e de troca de ideias indispensáveis ao crescimento e sucesso do negócio.

No entanto, será mesmo necessário que as reuniões tenham de demorar uma hora ou mais para cumprir o seu propósito e chegar a uma conclusão final?

Para que as reuniões não sejam apenas um fórum onde as pessoas apresentam justificações e dão conta da sua lista de tarefas, é recomendado que os encontros de trabalho não durem mais do que meia hora, com uma agenda predefinida e enviada para todos os participantes. 

Descubra as dicas para manter as reuniões curtas e eficazes, e por isso mais produtivas.

1. Todos de pé
Um dos truques possíveis é fazer as reuniões em pé. Pode parecer pouco convencional, mas o clima de informalidade ajuda a controlar o tempo e a motivar a equipa. Estas reuniões podem ser convocadas para pequenos encontros diários de cinco ou 10 minutos, para partilha do trabalho realizado nas últimas 24 horas.

2. Prepare a agenda com antecedência
O pior que pode acontecer numa reunião é a ausência de uma agenda e de objetivos predefinidos. Quando convocar a sua equipa para reunir, envie logo os tópicos que estarão em discussão e a que conclusão pretende chegar. Peça o feedback da equipa.

3. Mantenha o foco
Definidos os pontos-chave para a reunião, mantenha-se focado apenas nesses assuntos e lidere a reunião no sentido de não se afastarem para outros temas de conversa. Permita, no entanto, que a troca de ideias seja animada sobre o tópico em questão.

4. Escolha o melhor horário
Uma estratégia simples para tornar mais rentáveis as reuniões é optar pelos melhores momentos, ou seja, de manhã, quando as pessoas estão mais frescas e concentradas, e de preferência à segunda-feira, quando ainda têm toda a semana pela frente. O pior dia é a sexta-feira.

5. Distribua tarefas
Depois de debater todos os tópicos da agenda, identifique as tarefas a cumprir e os respetivos prazos para apresentação de resultados. Assim, a equipa sairá da reunião com uma missão específica a cumprir.

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